BARISAN INTELEKTUAL MUDA (BIM) RIAU SOCIAL CIVIL SOCIETY (SCS) PETISI BERSAMA

PENYIMPANGAN DALAM PENYUSUNAN SPESIFIKASI TEKNIS DAN HARGA PERKIRAAN SENDIRI DALAM PENGADAAN BARANG DAN JASA PEMERINTAH

MAKALAH

Menjadi seorang Pejabat Pembuat Komitmen PPK di sebuah instansi pemerintah, bukanlah hal yang mudah. Namun bukan berarti tak mungkin dilakukan. Yang membuat tidak mudah adalah karena beban tugas dan kewenangannya cukup besar terutama dalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah, yang merupakan kegiatan utama setiap instansi. Bila pengadaan di suatu instansi tidak berjalan, atau berjalan namun kurang benar, maka akan berpengaruh secara langsung terhadap kinerja instansi tersebut. Dengan kondisi yang sedemikian, maka perlu sekali pengetahuan yang komprehensif bagi PPK dalam memahami tentang pengadaan barang/jasa pemerintah.

A.   PENDAHULUAN

Berdasarkan Perpres nomor 54 tahun 2010 dan diubah dalam Perpres nomor 70 tahun 2012 pasa 11 ayat 1: PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) memiliki tugas pokok dan kewenangan sebagai berikut:

a.    Menetapkan rencana pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa yang meliputi:

1) Spesifikasi teknis barang/jasa

2) Harga Perkiraan Sendiri (HPS)

3) Rancangan kontrak

b.    Dan seterusnya……

Tugas dan kewenangan PPK yang tersebut di atas, merupakan tugas yang tidah ringan dalam suatu rangkaian pengadaan barang/jasa pemerintah. Karena apabila dalam menyusun tiga hal di atas, maka akan bisa terjadi hal-hal yang tidak inginkan.

 Namun, beberapa waktu yang lalu Pusdiklat Tenaga Administrasi Badan Litbang dan Diklat Kementerian Agama menyelenggarakan diklat khusus untuk para PPK di lingkungan kementerian Agama untuk meningkatkan kompetensinya dalam melaksanakan tugas dan kewenangannya. Hal mengejutkan terjadi pada saat ditemukan ada seorang PPK yang sudah menjabat sebagai PPK selama lima tahun ternyata tidak mengetahui tugas dan kewenangannya. Terutama tiga hal di atas, karena selama ini yang membuat adalah panitia pengadaannya.

Hal ini tentu saja memprihatinkan, karena jika terjadi kesalahan yang mengakibatkan pengadaan yang dilakukan dianggap tidak akuntabel karena spesifikasi teknis dan HPS nya bermasalah, tentu seorang PPK lah yang harus bertanggung jawab. Ini menjadi semakin menyedihkan jika ternyata Spesifikasi teknis dan/atau HPS tersebut bukanlah hasil kerjanya. Tentu saja hal seperti ini sama sekali tidak diharapkan.

Kesalahan umum yang terjadi bila pembuatan spesifikasi teknisnya tidak benar adalah mengindikasikan pada produk/merk tertentu yang hal ini tidak dibenarkan dalam perpres 54/2010 dan perubahannya. Dengan mengarah pada produk/merk tertentu, bisa berakibat penyedia yang mampu menyediakan menjadi sedikit jumlahnya, sehingga berpotensi lelang gagal. Selain itu, bisa juga diindikasikan terjadi kongkalikong antara PPK dengan penyedia tertentu. Ini juga bukan masalah yang kecil. Apapun itu, pembuatan spesifikasi teknis yang tidak benar berpotensi pada mendapatkan barang/jasa yang bermasalah.

Adapun bila PPK salah menyusun dan menetapkan HPS, bisa berpotensi lelang gagal jika HPS yang ditetapkan terlalu kecil/rendah, karena para penyedia tidak ada yang bersedia mengikuti pelelangan tersebut. Alih-alih mendapat untung, yang ada juga malah rugi. Jika sebaliknya yang terjadi, PPK menetapkan HPS yang terlalu tinggi dari harga pasar dengan alasan yang tidak jelas, maka hal ini bisa diindikasikan terjadi mark up. Hal ini bukan saja akan mengakibatkan pengadaan yang tidak efisien, tapi lebih dari itu, PPK tersebut bisa saja terkena tuduhan korupsi karena hal tersebut dipandang sebagai kerugian negara. Ini sejalan dengan UU No. 31 Tahun 99 yang berbunyi: Setiap orang yang secara melawan hukum melakukan perbuatan memperkaya diri sendiri atau orang lain atau suatu korporasi yang dapat merugikan keuangan negara atau perekonomian negara.

Berdasarkan hal tersebut di atas, maka penulis ingin memberikan sedikit ulasan tentang Spesifikasi teknis barang/jasa HPS untuk menambah wawasan dan bisa dipergunakan sebagaimana mestinya untuk meminimalisir kesalahan yang terjadi.

B.   PEMBAHASAN

1. SPESIFIKASI TEKNIS BARANG/JASA

a. Pengertian Spesifikasi

Spesifikasi adalah uraian secara rinci mengenai persyaratan barang dan jasa yang dibutuhkan atau kriteria-kriteria dari suatu barang atau jasa yang diperlukan. Spesifikasi dalam mencapai tujuan pengadaan akan dikaitkan antara lain dengan kualitas dan kinerja. Spesifikasi untuk pengadaan barang dan jasa pemerintah adalah rincian atau kriteria-kriteria dari suatu barang atau jasa yang diperlukan dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah.

b. Penyusun Spesifikasi

Spesifikasi dibuat dan ditetapkan oleh PPK. Dalam hal PPK tidak memiliki kompetensi yang cukup maka dapat dibantu oleh pihak lain, antara lain orang-orang yang kompeten, yang berasal dari instansi sendiri atau dari luar instansi, yang mereka ditetapkan sebagai tim teknis atau narasumber mengenai spesifikasi.

Spesifikasi yang dibuat oleh pihak lain agar dicermati lagi, karena penyusunan spesifikasi oleh pihak lain, tidak menggugurkan kewenangan PPK dalam menyusun spesifikasi teknis tersebut.

c. Aturan/Ketentuan Spesifikasi

Ketentuan tentang spesifikasi barang/jasa selainterdapat di Perpres 54/2010 danperubahannya, juga diatur dalam Peraturan Kepala LKPP (Perka LKPP) nomor 14 tahun 2012, yang menyatakan:

Spesifikasi teknis barang atau spesifikasi teknis pekerjaan yang meliputi :

(a)     spesifikasi teknis benar-benar sesuai dengan kebutuhan pengguna/penerima akhir;

(b)     tidak mengarah kepada merek/produk tertentu, kecuali untuk pengadaan suku cadang;

(c)     memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeri; dan

(d)     memaksimalkan penggunaan Standar Nasional Indonesia (SNI).

(e)     Identifikasi Informasi Tentang Spesifikasi

d. Pertanyaan-pertanyaan berikut adalah hal yang perlu dijawab dalam membuat spesifikasi :

1)   Barang/jasa seperti apa yang sesungguhnya dibutuhkan (dalam hal mutu, tipe, ukuran, kinerja, dan sebagainya).

2)   Bagaimana mutu barang/jasa tersebut akan diukur.

3)   Berapa banyak barang/jasa tersebut akan diperlukan.

4)   Kapan banyak barang/jasa tersebut diperlukan.

5)   Dimana banyak barang/jasa tersebut harus diserahkan.

6)   Moda transportasi dan cara pengangkutan barang seperti apa yang harus di persyaratkan

7)   Persyaratan seperti apa yang harus dimiliki oleh Penyedia barang/ jasa agar mampu memasok dengan efektif.

8)   Tanggung jawab Penyedia barang/jasa yang harus dipenuhi dan informasi seperti apa yang akan diberikan kepada Penyedia barang/jasa.

e.         Dampak Kegagalan Dalam Menyusun Dan Menetapkan Spesifikasi Barang/Jasa

1)   Kegiatan bisa terhenti sebagai akibat barang/jasa yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan organisasi tidak tersedia.

2)   Barang yang dibeli mungkin rusak dan tidak dapat digunakan lagi sebagai akibat kemasan yang tidak memadai (karena tidak dipersyaratkan dalam spesifikasi).

3)   Barang yang dibeli mengandung material yang dilarang Negara (karena tidak dipersyaratkan dalam spesifikasi).

4)   Mesin yang dibeli tidak bekerja sempurna atau tidak sesuai harapan.

5)   Jumlah barang yang dibeli ternyata berlebih dan berdampak pada peningkatan kebutuhan gudang dan kemungkinan kadaluarsa.

6)   Penyedia barang/jasa ternyata tidak memberikan jasa pemeliharaan dan /atau pelayanan purna jual.

f. Ketepatan Dalam Spesifikasi Barang/Jasa

     Spesifikasi yang disusun dengan tepat, akan memiliki karakteristik lima tepat yaitu :

1)   Tepat jumlah artinya barang/jasa yang dibeli atau diadakan tidak berlebih atau kurang dari yang dibutuhkan.

2)   Tepat mutu artinya mutu barang/jasa yang dibeli sesuai sehingga dapat memenuhi kebutuhan Pengguna Barang/Jasa. Sehingga sasaran pengadaan efektif (berhasil guna) tercapai.

3)   Tepat waktu artinya kedatangan barang/jasa yang dibutuhkan tidak terlambat atau lebih cepat sehingga tidak membutuhkan tempat penyimpanan.

4)   Tepat lokasi artinya barang/jasa yang diterima tepat pada lokasi yang membutuhkan. Salah pengiriman barang/jasa ketempat yang tidak membutuhkan akan menimbulkan tambahan biaya yang tidak perlu sehingga sasaran pengadaan efisien (berdaya guna) tidak tercapai.

5)   Tepat aturan dapat dipertanggung jawabkan secara hukum formal. Atau dengan kata lain tidak melanggar peraturan perundang undangan yang berlaku

g. Sumber Spesifikasi Untuk Pengadaan Barang Dan Jasa Pemerintah

Banyak cara untuk menyusun spesifikasi berdasar asal data spesifikasi, dalam penulisan ini diambil beberapa saja yang memudahkan dalam pemahaman kita. Spesifikasi bisa diperoleh dari :

a.    brosur atau penjelasan produk

b.    kinerja

c.    standar

d.    ahli /konsultan

e.    catalog inaproc

f.     dan lain-lain

h. Bentuk Spesifikasi

1) Merk

Dalam metode pemilihan dengan pengadaan langsung dapat disebut merek.  Merek tidak boleh disebut ketika pengadaan dilakukan dengan pelelangan, kecuali untuk pengadaan suku cadang.

Penyedia dalam melakukan penawaran boleh menyebut merek.
Dalam kontrak harus dinyatakan dengan jelas merek barang.

2). Standarisasi

i.   Standar berdasar penetapan petunjuk teknis

Standar berdasar hal ini dapat dijumpai dalam pengadaan alat kesehatan di Kementerian Kesehatan, pembangunan konstruksi di Kementerian Pekerjaan Umum dan Kementerian/Lembaga lainnya.

Contoh: spesifikasi standar untuk jalan ada di Peraturan Kemen PU (Ditjen Bina Marga) untuk jalan beton (rigid pavement) dan untuk jalan aspal (flexible pavement).

ii. Standar Industri

Standar Industri dibuat oleh produsen barang dan jasa.

iii. Standar Nasional

Standar Nasional dibuat oleh masing-masing Negara, seperti SNI.

iv. Standar Regional

Standar Regional dibuat untuk kawasan tertentu seperti standar Uni Eropa.

v. Standar Internasional

Standar ini seperti standar dari WHO

3) Sampel/brosur

Sampel sering digunakan bila spesifikasi agak sulit dijelaskan dalam kata-kata, misalnya diperlukan warna atau bentuk yang spesifik. Dengan beberapa brosur dikaji apakah kebutuhan dapat dipenuhi oleh banyak penyedia sehingga dapat dilelangkan.

4) Spesifikasi teknik

Spesifikasi teknis adalah uraian yang menjelaskan kemampuan teknis suatu barang/jasa dan biasanya diiringi dengan gambar desain yang detail beserta penjelasan singkat dari gambar desain.

5) Spesifikasi komposisi

Spesifikasi komposisi menyebutkan unsur-unsur yang harus ada dalam barang dan jasa yang dibutuhkan. Pengadaan bahan-bahan kimia, lebih cocok menerapkan spesifikasi komposisi.

6) Spesifikasi fungsi dan kinerja

Spesifikasi menekankan kepada fungsi yang dibutuhkan atau kinerja yang diperlukan.

2. HARGA PERKIRAAN SENDIRI (HPS)

a. Pengertian HPS

HPS atau Harga Perkiraan Sendiri adalah hasil perkiraan harga dari data-data harga barang/ jasa yang dikalkulasikan secara keahlian, yang ditetapkan oleh Pejabat Pembuat Komitmen yang digunakan untuk menentukan kewajaran harga penawaran oleh pokja ULP atau pejabat pengadaan.

b. Kegunaan HPS

1) Alat untuk menilai kewajaran penawaran harga termasuk rinciannya

2) Dasar menghitung nilai jaminan penawaran

3) Dasar untuk menetapkan batas tertinggi penawaran yang sah

4) Dasar untuk menetapkan besaran Jaminan Pelaksanaan bagi penawaran yang nilainya lebih rendah dari 80% nilai total HPS

c. Penyusun HPS

HPS disusun dan ditetapkan oleh PPK. Namun bila PPK tidak kompeten atau tidak memiliki waktu dalam pembuatan HPS maka dapat meminta jasa dari konsultan untuk membuatkan HPS. HPS yang dibuat oleh konsultan agar direview yaitu apakah sudah benar susunan HPS, hasil operasi perhitungannya dan diupdate harga pasarnya.

d. Sumber data yang dipakai untuk menyusun HPS

1)   harga pasar setempat yaitu harga barang dilokasi barang diproduksi/ diserahkan/ dilaksanakan, menjelang dilaksanakannya pengadaan barang;

2)   informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh Badan Pusat Statistik (BPS);

3)   informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh asosiasi terkait dan sumber data lain yang dapat dipertanggungjawabkan;

4)   daftar biaya/tarif Barang yang dikeluarkan oleh pabrikan/distributor tunggal;

5)   biaya Kontrak sebelumnya atau yang sedang berjalan dengan memper-timbangkan faktor perubahan biaya;

6)   inflasi tahun sebelumnya, suku bunga berjalan dan/atau kurs tengah Bank Indonesia;

7)   hasil perbandingan dengan Kontrak sejenis, baik yang dilakukan dengan instansi lain maupun pihak lain;

8)   norma indeks; dan/atau

9)   informasi lain yang dapat dipertanggung-jawabkan.

e. Ketentuan Umum HPS

1)   HPS memperhitungkan Pajak Pertambahan Nilai (PPN)

2)   HPS memperhitungkan keuntungan dan biaya overhead maksimal 15%

3)   HPS tidak boleh memperhitungkan biaya tak terduga, biaya lain-lain dan Pajak Penghasilan PPh Penyedia

4)   Nilai total HPStidak rahasia

5)   Nilai rincian HPS rahasia, kecuali yang sudah ada dalam dokumen anggaran

6)   HPS tidak dapat digunakan sebagai dasar perhitungan kerugian Negara

7)   HPS ditetapkan paling lama 28 hari kerja sebelum batas akhir pemasukan penawaran untuk pascakualifikasi dan ditambah masa prakualifikasi untuk pemilihan dengan prakualifikasi

f. HPS Berdasar Tingkatan Penyedia

Seringkali dalam menyusun HPS kita kesulitan menentukan harga yang diambil dari level penyedia mana. Selain berdasar nilai paketnya, kita bisa memperhatikan tingkatan penyedia yang akan mengikuti pelelangan, juga berdasar keterbatasan barang/jasa di pasaran karena adakalanya barang/jasa tersebut jarang/tidak umum ditransaksikan. Hal ini sangat mempengaruhi dalam menentukan nilai HPS. Adapun tingkatan penyedia adalah sebagai berikut:

1) Pabrikan

Pengadaan melalui pelelangan dapat dilakukan dengan peserta pabrikan bila pabrikan biasa melayani untuk skala jumlah kecil atau sedikit dan harganya memang lebih murah dari level dibawahnya. Untuk skala jumlah banyak disarankan dapat melakukan pelelangan dengan peserta pabrikan. Bila levelnya pabrikan maka HPS dibuat dengan harga di level pabrikan.

2) Distributor/agen

Bila barang/jasa dalam kebiasannya memang dilakukan oleh distributor atau agen maka pengadaan dilakukan kepada distributor atau agen. Harga HPS dibuat pada level agen atau distributor. Dapat terjadi kebiasaan transaksi dilakukan dengan pengecer, namun karena skala kebutuhan yang besar maka digunakan HPS di level distributor.

3) Pengecer

Pengadaan skala kecil lebih sering dilakukan kepada para pengecer. Namun untuk skala kecil yang dalam prakteknya para pengecer bukan penyedianya maka dilakukan kepada distributor atau agen.

HPS untuk pengecer adalah harga jual yang umumnya adalah harga jual rata-rata. Harga tersebut karena sudah harga jual maka tidak perlu ditambahkan keuntungan lagi.

g. Survey Harga Perkiraan Sendiri

Data dari hasil survey data harga pasar setempat. didokumentasikan berupa : data tertulis berupa surat atau daftar harga dari penyedia, catatan pembicaraan telpon, SMS, wawancara lisan, brosur, data catalog dari penjual, fotocopy data BPS, print out data internet, nota/kuitansi pembelian, data kontrak yang telah dilakukan dsb.

Misal informasi yang diperoleh melalui SMS, dapat dicatat tanggal jam menit berapa, nama barang/jasa, sumber informasi (nama usaha dan nama orang pemberi informasi, jabatan pemberi informasi, harga barang/jasa, spek barang/jasa, harga tersebut sudah termasuk keuntungan atau belum, apakah ada biaya pengiriman/pemasangan, sudah termasuk PPN atau belum, ada potongan harga atau tidak untuk pembelian sejumlah tertentu dsb.

Data pasar tersebut tidak harus berupa jawaban tertulis dari obyek survei yang harus distempel. Data-data tersebut dikoleksi atau berupa catatan-catatan (kertas kerja) yang kemudian diwujudkan dalam tabel berupa Harga Perkiraan Sendiri. Jadi HPS dibuat secara profesional, yang dokumen HPS tersebut dilampiri kertas kerja perhitungan dan catatan mengenai informasi harga barang/jasa.

h. Diskon Yang Diterima Penyedia Dari Distributor / Pabrikan

Diskon, rabat, potongan harga yang diterima oleh pegawai negeri harus disetor ke Kas Negara. Dalam membuat HPS untuk pengadaan dalam skala besar, perlu adanya memperhitungkan potongan harga. Untuk skala kecil dimungkinkan adanya potongan harga bila penyedia mempunyai tujuan untuk :

1. menghabiskan stok atau keberlangsungan bisnis

2. ada tipe/model barang baru lagi yang akan diluncurkan.

3. spare part atau jaringan penjualan/ pelayanan yang ada dinilai tidak efisien bagi penyedia sehingga menurut pandangan produsen produknya perlu dihabiskan.

HPS perlu dibuat dengan benar untuk volume yang akan kita adakan, dengan melihat level penyedia. Untuk skala tertentu perlu melihat siapakah penyedia kita ? Pengecer, agen, distributor atau pabrikan. Kemudian harga pasar yang wajar mana yang akan diambil dalam ukuran volume yang akan kita adakan.

Strategi potongan harga adalah cara dari produsen untuk memelihara jaringan distribusi, target profit pemasaran atau strategi bisnis dan strategi modal. Bila suatu perusahaan/ seseorang menjadi penyedia di tempat kita kemudian diketahui mendapat potongan harga dari pabrikannya, maka itu adalah kemampuan dan keahlian penyedia untuk memaksimalkan keuntungan. Potongan harga yang diperoleh oleh penyedia adalah hak dari penyedia, sehingga tidak boleh diminta oleh kita untuk disetor ke kas negara/daerah.

Adanya potongan harga yang diperoleh penyedia, bukanlah merupakan suatu kerugian negara bila kita telah membuat HPS dengan benar dan harga pasar yang wajar. Tetapi potongan harga yang diterima oleh suatu instansi atau pegawai adalah hak negara/daerah sehingga wajib disetorkan ke kas negara atau kas daerah.

C. PENUTUP

Berdasar uraian di atas, maka sangat disarankan kepada para PPK untuk senantiasa mempelajari yang menjadi tugas dan kewenangannya agar bisa dijalaninya dengan baik sesuai dengan yang diharapkan. Dalam memperdalam pengetahuan dan kemampuan menyusun spesifikasi teknis dan HPS dalam pengadaan barang/jasa pemerintah yang merupakan tulang punggung aktivitas instansi, dapat dilakukan dengan banyak hal, antara lain:

1.    Membaca Perpres 54/2010 dan perubahannya

2.    Membaca buku-buku tentang pengadaan barang/jasa pemerintah yang banyak ditawarkan di toko-toko buku maupun yang dijual secara on line

3.    Membaca blog-blog tentang pengadaan dan keuangan yang sudah banyak di internet

4.    Mengikuti pelatihan-pelatihan tentang pengadaan barang/jasa pemerintah untuk meningkatkan kompetensi, baik pelatihan yang diselenggarakan instansi pemerintah maupu yang diselenggarakan oleh lembaga swasta

5.    Sering bertanya bila menemui kesulitan dalam menjalankan tugasnya. Baik itu bertanya kepada sesama rekan kerja, pengelola blog pengadaan, bahkan bertanya kepada LKPP sebagai instansi yang mengeluarkan peraturan tentang pengadaan barang/jasa pemerintah

6.    Menjadi anggota milis-milis pengadaan yang kini sudah banyak, sehingga selalu up to date dengan masalah-masalah baru di dunia pengadaan

DAFTAR PUSTAKA

1.   Perpres nomor 54 tahun 2010 dan perubahannya Perpres nomor 70 tahun 2012 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

 2. Peraturan Kepala LKPP nomor 14 tahun 2012 tentang Petunjuk Teknis Perpres no. 70/2012

3.   Undang-undang nomor 31 tahun 1999 tentang Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi

4.   Undang undang No. 1 tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara

5.   Peraturan Menteri Pekerjaan Umum no. 7 tahun 2011

6.   www.deni-ds.com

7.   www.mudjisantosa.net

8.   Mudjisantosa, SE, MM, 2013. Memahami Spesifikasi, HPS, dan Kerugian Negara. CV. Primaprint.

BENARKAH INDIKASI MARK-UP PADA PEKERJAAN HOTMIX DI KABUPATEN BENGKALIS TAHUN ANGGARAN 2014 AKAN TERUNGKAP, SIAPA YANG PALING BERTANGGUNG JAWAB ?

Sampai postingan ini ditampilkan, POKJA ULP KABUPATEN BENGKALIS yang akan berkoordinasi dengan PA, KPA/PPK belum memberikan jawaban atas permasalahan di atas. Team External Social Civil Society terus memantau serta mendalami untuk semua pekerjaan HOTMIX yang direncanakan di Kabupaten Bengkalis. Apakah keberatan Penyedia tersebut di atas secara teknis perkiraan harga Hotmix tidak lagi mengacu kepada perhitungan yang wajar.